Sæt de lovpligtige eftersyn i system – og spar tid og penge

Ved at systematisere de interne processer for lovpligtige eftersyn kan virksomheder spare på både mandetimer og bundlinje. Her får du 5 trin til den gode proces.

Hvad enten din virksomhed har produktionsfaciliteter, er i forsyningssektoren eller i detailhandlen, er I underlagt en række krav fra myndighederne om, at I skal have styr på sikkerhed og beskaffenhed for alle de genstande, der kan udgøre en potentiel risiko på arbejdspladsen. Alt lige fra elektrisk værktøj – over branddøre – til store maskiner skal jævnligt tjekkes, og deres tilstand skal kunne dokumenteres over for Arbejdstilsynet, Beredskabsstyrelsen og andre myndigheder.

Det kan være en ret stor opgave, og selvom de gode intentioner er til stede, kan det være svært i en travl hverdag, hvor produktiviteten er i fokus.

Men ved at skabe jer et overblik, en fast plan og en systematisk procedure for de lovpligtige eftersyn kan I effektivisere opgaven og spare på både mandetimer og bundlinjer.

1. Få overblik over omfanget

Begynd med at danne dig et overblik over, hvilke brandinstallationer og tekniske hjælpemidler der skal efterses, og hvor ofte det skal ske.

Det afhænger af den enkelte del, hvor ofte der ifølge loven skal foretages eftersyn. For de fleste elinstallationer og tekniske hjælpemidler vil det typisk være en gang om året.

Er du i tvivl, om du har husket det hele, er det altid en god idé at forhøre dig hos en tekniker – det kan være dyrt at overse noget, der er underlagt et lovpligtigt eftersyn.

Læs også: 5 oversete redskaber, som er underlagt lovpligtige eftersyn

2. Sæt eftersynene i system

Den måske vigtigste opgave er at skabe et samlet overblik over virksomhedens lovpligtige eftersyn og sætte det i et system i form af kalender eller skema. Når du planlægger processen, undgår du kedelige overraskelser og risikerer heller ikke at overskride deadline på et eftersyn.

Udover at virksomheden kan undgå et påbud eller bøde fra Arbejdstilsynet eller brandmyndighederne, vil det samtidig også gøre arbejdet nemmere og mere sikkert for medarbejderne i hverdagen.

Lav derfor et overskueligt system for, hvornår og hvordan de enkelte eftersyn af brandtekniske installationer og tekniske hjælpemidler skal laves, og saml dokumenterne ét sted, som kan bruges år for år. På den måde kan du til enhver tid tilgå skemaerne, servicerapporterne og andre centrale dokumenter.

I kan enten selv udarbejde et system for de lovpligtige eftersyn og dokumentationen af dem, eller I kan benytte en færdigbygget software-løsning, som nogle servicepartnere tilbyder.

Hvis I foretrækker selv at udarbejde en systematisk proces, kan I for eksempel oprette Excel-ark, hvor I noterer typen af genstand, lovpligtig frekvens for eftersyn, dato for seneste eftersyn osv.

Afdeling

Type

Frekvens for eftersyn

Dato for sidste eftersyn

Ansvarlig

Bemærkninger

Eksempel

 -  -  -  -  -
 

Har du styr på de lovpligtige eftersyn?

Tag testen, og se, om du husker de eftersyn, der typisk overses. Du får også en tjekliste til lovpligtige eftersyn.

 

 3. Intern sagkyndig eller ekstern?

Det er en god ide at overveje arbejdsfordelingen og for eksempel nedsætte en intern arbejdsgruppe til at drive de løbende eftersyn. Denne arbejdsgruppe har ansvaret for, at de lovpligtige eftersyn sker efter bogen. Gruppen kan for eksempel bestå af en medarbejder fra hver afdeling.

Dog behøver det ikke være arbejdsgruppen, som står for selve eftersynene. I kan for eksempel uddanne interne sagkyndige hos jer, som er kvalificerede til at foretage nogle af eftersynene. Det kan for eksempel være de månedlige eftersyn af hjælpemidler som pallereoler, håndværktøj og stiger. Hvis du vælger at benytte en intern sagkyndig til opgaven, er det dog vigtigt at kunne dokumentere for myndighederne, at vedkommende er certificeret til at løse opgaven.

For en række af de større installationer skal den sagkyndige have særlige kompetencer og være certificerende for at kunne foretage de lovpligtige eftersyn. Her kan I selvfølgelig vælge at uddanne jeres egne sagkyndige til opgaven, men ofte tilbyder leverandøren af maskinen eller en fast servicepartner også de nødvendige kompetencer. Ved brandinstallationer skal det dog være en professionel servicetekniker, der foretager eftersynet.

Hvis I samarbejder med en ekstern leverandør eller servicepartner, kan arbejdsgruppen være den primære kontakt til de eksterne. En af fordelene ved en serviceaftale er, at I bliver mindet om, når det er tid til eftersyn igen. Og hvis I vælger at samle alle de lovpligtige eftersyn hos én fast servicepartner, kan I forsimple jeres egne procedurer endnu mere, da I så kun skal have kontakt med én ekstern virksomhed. En fast servicepartner vil typisk kunne klare alle de lovpligtige eftersyn, og på den måde undgår I at bruge tid på at skulle vise flere forskellige rundt i virksomheden og gennemgå bygningstegninger ad flere omgange.

4. Er der defekter?

Når det lovpligtige eftersyn skal i gang, er det vigtigt med en metodisk gennemgang af alle maskiner, brandinstallationer og tekniske hjælpemidler.

Hvis der er en defekt, bør du vurdere, om det er noget, der kan repareres med det samme, eller om den skal tages ud af drift, indtil en montør kan komme og udbedre defekten. Hvis du er det mindste i tvivl, er det altid bedst at tage maskinen ud af drift og kontakte en tekniker.

Er der tale om defekter på mindre hjælpemidler, som for eksempel stiger eller skamler, vil det ofte bedst kunne betale sig at smide dem ud og erstatte dem med nye.

For virksomheder, som har en serviceaftale med en ekstern leverandør eller servicepartner, kan montøren, der udfører det lovpligtige eftersyn, som regel udbedre defekten samtidig med, at eftersynet bliver godkendt og servicerapporten udfyldt.
På den måde går der ikke tid tabt i produktionen, hvis en defekt sætter en maskine ud af drift, da montøren som regel kan fikse problemet med det samme, og da det er samme person, som gennemgår alle de lovpligtige eftersyn.

5. Opbevar dokumenter samlet

Når de lovpligtige eftersyn er blevet foretaget, er det vigtigt at samle servicerapporterne ét sted, hvor alle relevante medarbejdere på alle niveauer i virksomheden kan finde dem.

Selvom det kan være nemt at udfylde et skema på et stykke papir, er det ofte en god ide at oprette et elektronisk arkiv til dokumentationen, så det ikke forsvinder i papirbunker på skrivebordet. På den måde kan I også tilgå dokumentationen, hvis I medbringer arbejdsredskaber ud af huset. Nogle leverandører og servicepartnere tilbyder også adgang til online kundeportaler, hvor du kan have alle dokumenterne liggende samlet ét sted, så vigtige informationer ikke går tabt.

Læs også: Saml din dokumentation på én portal – og få styr på de lovpligtige eftersyn

Det er især vigtigt at have for øje, hvis jeres maskiner, der er underlagt eftersyn, skal bruges uden for virksomheden – for eksempel hos jeres kunder. Her skal medarbejderne nemlig også kunne fremvise dokumentation, der viser, at maskinen er blevet tjekket.

 

 

Har du styr på de lovpligtige eftersyn?

Tag testen, og se, om du husker de eftersyn, der typisk overses. Du får også en tjekliste til lovpligtige eftersyn.