Saml din dokumentation på én portal – og få styr på de lovpligtige eftersyn

Der er flere fordele ved at have alle dokumenter om lovpligtige eftersyn samlet på én online portal. Her får du tre gode grunde.

Det står sjældent stille til på virksomheder. I en travl hverdag kræver det derfor god planlægning, når der skal laves lovpligtige eftersyn af tekniske hjælpemidler og maskiner.

Læs også: Sæt de lovpligtige eftersyn i system – og spar tid og penge

Dog er det ikke nok at foretage de lovpligtige eftersyn – du skal også kunne dokumentere over for myndighederne, at eftersynene har fundet sted og er forløbet efter bogen.

Derfor gør du din virksomhed en tjeneste ved at få sat de lovpligtige eftersyn i system. Det giver både et overblik og mindsker fejl, når du samler servicerapporter og andre centrale dokumenter ét sted, og det bliver nemt for alle niveauer i virksomheden hurtigt at orientere sig.

1. Du får overblik over processen

Måske tænker du, at din virksomheds egne systemer til at gemme servicerapporter fungerer fint nok. Hvis du har en serviceaftale med en partnervirksomhed, tilbyder flere en adgang til deres kundeportal.

Her kan du typisk finde servicerapporter, tidspunkt for kommende eftersyn og information om kontaktpersoner. Som regel er der også en oversigt over eventuelt manglende eftersyn, oversigt over fejl i anlæg og kvitteringer for udbedringer af fejl.

På den måde kan du altid følge med i, hvad status er for din virksomhed. Du skal kun orientere dig ét sted, selvom der er flere afdelinger at skulle have et overblik over.

2. Du har din dokumentation ved hånden

Hvis din virksomhed bruger tekniske hjælpemidler ude hos kunder, og Arbejdstilsynet spørger efter dokumentation på lovpligtige eftersyn, er dine dokumenter kun ét klik væk. Dermed slipper du for at have kopier med eller skulle til at lede i Dropbox-mapper efter de rette dokumenter.

Der er med andre ord let adgang til al dokumentation, uanset hvor du er. Hvis din virksomhed har flere lokationer, kan portaler typisk også håndtere det.

3. Du skal ikke bruge tid på at holde dig ajour

Hvis din virksomhed benytter sig af en serviceaftale, så – udover at en professionel til foretager eftersynene – slipper du for selv at bruge krudt på at strukturere et system for hvert lovpligtigt eftersyn. Der kan være mange faldgruber, som kan betyde oversete defekter og i værste fald brand eller personskade.

At være tilknyttet en online portal via en partneraftale har ofte også den fordel, at arbejdsprocessen er automatiseret. Her tager en typisk montør kontakt til dig i god tid, når datoen for at få foretaget det næste lovpligtige eftersyn nærmer sig.

Derfor skal du ikke frygte at glemme et lovpligtigt eftersyn, da eftersynene automatisk bliver sat i system via en partners portal.

Læs også: 5 oversete redskaber, som er underlagt lovpligtige eftersyn

Tid at spare ved at have én partner

Hvis du ønsker at samle dine servicerapporter på én portal, giver det god mening at samle alle de lovpligtige eftersyn hos én servicepartner.

Dermed slipper du for at skulle igennem lange lister over kontaktpersoner hos forskellige leverandører for forskellige afdelinger – men du sparer også tid på processen, da montøren selv uploader servicerapporten, billeddokumentation og andre centrale dokumenter i portalen.

 

Har du styr på de lovpligtige eftersyn?

Tag testen, og se, om du husker de eftersyn, der typisk overses. Du får også en tjekliste til lovpligtige eftersyn.